Puhdista Gmail Se on meidän kaikkien Google-palvelun sähköpostitiliä käyttävien asia, sillä näin säästyisimme tilanpuutteen aiheuttamilta ongelmilta. Se on kuitenkin jotain, joka yleensä tekee meistä melko laiskoja ja jonka jätämme, kun meillä ei ole muuta vaihtoehtoa.
Jos olet jo kyllästynyt digitaaliseen sotkuun ja haluat, että sähköpostitilisi on mahdollisimman puhdas ja selkeä, tässä on joitain temppuja, joiden avulla voit jättää kaiken täydelliseen lehden kuntoon.
Miksi investoida aikaa sähköpostitilimme uudelleenjärjestelyyn?
No, koska käy ilmi, että tämä auttaa parantamaan tuottavuuttasi, turvallisuuttasi ja jopa parantamaan viestintätaitojasi, kuten alla nähdään.
Tuottavuuden parantaminen
Jos haluat olla tuottavampia, aloita järjestämällä sähköpostisi uudelleen. Koska hyvin järjestetyn postilaatikon avulla löydät nopeasti tärkeimmät viestit ja Se estää sinua tuhlaamasta aikaa arvottomien sähköpostien etsimiseen.
Käyttämällä työkaluja, kuten tunnisteita tai kansioita, voit parantaa tehtävien hallintaa ja pitää aina mielessä prioriteetit.
Viestinnän optimointi
Siisti postilaatikko parantaa viestintääsi, koska sen avulla voit pysyä tietoisena siitä, mitkä viestit vaativat kiireellistä vastausta. Lisäksi, jos kaikki on paikoillaan, Et todennäköisesti menetä tärkeitä viestejä.
Tietoturvan parannus
Jos pidät tilisi puhtaana roskapostista ja sähköposteista, jotka eivät kiinnosta sinua, sijoitat turvallisuuteen, koska aiot poistaa kaiken mahdollisen epäilyttävä tai mahdollisesti vaarallinen.
Lisäksi poistamalla säännöllisesti vanhoja arkaluonteisia tietoja sisältäviä sähköposteja vähennät myös riskiä, että nämä tiedot päätyvät vääriin käsiin, jos tiliisi hakkeroidaan.
Tilan uudelleenjako
Ilmainen Gmail-tili sisältää 15 Gt jaettua tallennustilaa Gmailin, Driven ja Google Kuvien välillä. Vaikka se tuntuukin suurelta, tämä tila voidaan käyttää nopeammin kuin kuvittelet, ja siksi on suositeltavaa, että ajoittain siivotaan ja jätetään tilaa todella tärkeille asioille.
Ei kannata kerätä tuhansia arvottomia sähköposteja, kun voit hyödyntää tämän vapaan tilan tallentaaksesi työ- tai kurssiasiakirjasi Driveen.
Kuinka voimme puhdistaa Gmailin?
Nyt kun tiedämme, kuinka hyödyllistä voi olla puhdas ja siisti sähköpostitili, katsotaanpa, miten voimme saavuttaa sen.
1. Poista suuret ja vanhat sähköpostit
Aloitamme poistamalla tiedot, jotka eivät enää ole hyödyllisiä meille tänään, ja myös liian raskaat sähköpostit.
Avaa sähköpostitilisi ja kirjoita hakupalkkiin "size:10mb"., tämä näyttää meille viestit, jotka vievät yli 10 Mt. Jos haluat käyttää myös väliaikaista hakuehtoa, käytä näitä komentoja:
- vanhempi_rusketus:1v
- vanhempi_rusketus: 6m
Tällä tavalla voit paikantaa raskaat sähköpostit, jotka olet saanut yli vuosi tai yli kuusi kuukautta sitten. Seuraavaksi sinun täytyy vain valita ne, joita et enää tarvitse, ja poistaa ne suoraan. Jos jokin näistä sähköpostiviesteistä sisältää liitteen, jota saatat tarvita, lataa se ja tallenna se Driveen, sitten voit poistaa viestin.
2. Poista mainossähköpostit ja uutiskirjeet
Olemme kaikki rekisteröityneet tilauslistoille ja jättäneet huomiotta kaikki heidän meille lähettämänsä sähköpostit. Tuloksena on, että Gmail on täynnä arvottomia viestejä.
Voit poistaa ne kirjoittamalla hakupalkkiin "label:^smartlabel_promo", voit myös etsiä "unscribe" tai "newsletter". Hyödynnä tilaisuus peruuttaa uutiskirjeet, jotka eivät kiinnosta sinua ja Poista kaikki tarpeettomat sähköpostit.
Jos et halua, että henkilökohtainen tilisi täyttyy tämän tyyppisellä sisällöllä, voit luoda ylimääräisen sähköpostitilin ja käyttää sitä uutiskirjeiden tilaamiseen ja jopa sosiaalisiin verkostoihin rekisteröitymiseen. Joten "oikea" tilisi, se käytät henkilökohtaiseen, työ- tai akateemiseen viestintään Olet turvassa hakkereiden hyökkäyksiltä.
3. Käytä suodattimia ja tunnisteita
Jotta tilisi on puhdas, sinun ei tarvitse suorittaa tätä perusteellista puhdistusta uudelleen tulevaisuudessa, totu käyttämään suodattimia ja tarroja, jotka segmentoivat tiedot viestien saapuessa.
Seuraa reittiä: Asetukset > Näytä kaikki asetukset > Suodattimet ja estetyt osoitteet > Luo uusi suodatin.
Anna parametrit, jotka ovat mielestäsi sopivia uuden suodattimen luomiseen. Esimerkiksi tiettyjen avainsanojen käyttäminen tai suodattimen luominen suuria liitteitä sisältäville sähköposteille.
Valitse sitten "Ohita postilaatikosta" (arkistoi sisältö), "Käytä tunniste" tai "Poista". Tämä aiheuttaa saapuvien viestien katoamisen Järjestetään automaattisesti ilmoittamasi mukaan.
Vaikka se saattaa aluksi tuntua monimutkaiselta, se on itse asiassa hyvin yksinkertainen. Suosittelemme kokeilemaan sitä, sillä huomaat, että se parantaa nopeasti sähköpostisi hallintaa ja säästää paljon aikaa.
4. Arkistoi sähköpostit Gmailin puhdistamiseksi
Jos et ole koskaan aivan varma, haluatko poistaa sähköpostin pysyvästi, koska uskot tarvitsevasi sitä tulevaisuudessa, voit puhdistaa Saapuneet-kansion arkistointitiedot.
Valitse ne sähköpostit, joiden ei enää tarvitse olla pääpostilaatikossa, ja napsauta "Arkistoi" -painiketta. Et enää näe niitä etualalla, mutta sinulla on ne arkistoitu käytettävissäsi ja voit käyttää niitä milloin tahansa.
Tämä ei vapauta tilaa tililläsi, mutta se vähentää merkittävästi näkemäsi tiedon määrää, kun avaat postilaatikon, ja auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin. tehokkaammin ja paremmin hallitsemaan viestintääsi.
5. Käytä "Tyhjennä tila" -vaihtoehtoa
Gmaililla on oma työkalunsa, joka auttaa vapauttamaan tilaa. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan "Tallennus", sieltä löydät vaihtoehdon "Hallitse tilaa" tai "Tyhjennä tilaa". Napsauttamalla sitä näet sähköpostit, jotka sisältävät suuria liitteitä ja vanhoja sähköposteja, eli tiedot, jotka Gmail tulkitsee poistettaviksi.
Tarkista, mitkä sähköpostit näkyvät kyseisessä osiossa, ja jos kriteerisi ovat samat kuin Gmailin puhdistaminen, voit poistaa ne kaikki suoraan.