Teknologisella aikakaudella, jota tällä hetkellä elämme, asiakirjojen hallinta ja käyttö tapahtuu pääasiassa a digitaalinen. Siksi tarve muuntaa asiakirjoja skannerin avulla a muokattavat tiedostot, kuten Microsoft Word. Tämä prosessi mahdollistaa muuttaa fyysisiä asiakirjoja kuten kirjoitukset, painetut asiakirjat, piirustukset tai mikä tahansa muu paperilla oleva muoto digitaalisissa tiedostoissa joita voit muokata, hallita, jakaa ja tallentaa digitaalisesti tietokoneeltasi tai älypuhelimeltasi. Tämä on ollut mahdollista jo monta vuotta, mutta nykyisellä edistyksellä tämä tehtävä on paljon helpompi, koska voimme tehdä sen matkapuhelimellamme ja se vie vain muutaman sekunnin.
Tämä on erityisen tärkeää, jos olet tottunut työskentele Word-asiakirjojen kanssa tai jos haluat tallentaa kirjoituksesi tehokkaasti paperilla, jotta et koskaan menetä niitä. Jos haluat tietää kuinka voit aloittaa paperiasiakirjojen käytön tietokoneellasi tai matkapuhelimellasi Olet onnekas, sillä tässä artikkelissa kerromme sinulle tärkeimmät työkalut ja menetelmät, joita voit käyttää ja jotka yksinkertaistavat tätä prosessia niin, että se on sinulle hyvin yksinkertainen ja voit aloittaa sen toteuttamisen heti.
Miksi muuntaa skannatut asiakirjat Wordiksi?
Ennen kuin alat puhua menetelmistä ja yksityiskohdista, jotka koskevat skannatun asiakirjan tai kirjoittamisen muuntamista Microsoft Wordiksi, on tärkeää ymmärtää, miksi tämä prosessi on tärkeä. Tällä hetkellä käytännössä kaikki asiaankuuluvat asiakirjat käsitellään digitaalisessa muodossa alasta riippumatta. Myös ne, jotka on virallistettu kirjallisesti, digitoidaan myöhemmin tallennettavaksi pilveen. Kuitenkin monta kertaa, kun skannaamme nämä asiakirjat, ne näkyvät kuvamuodossa, emmekä voi käsitellä niitä suoraan tai muokata niitä On tärkeää osata muuntaa ne muokattaviksi Microsoft Word -asiakirjoiksi hyödyntää kaikkia sen meille tarjoamia etuja, varsinkin jos ne ovat kirjallisia asiakirjoja. Valokuvien tapauksessa tämä ei kiinnosta meitä niin paljon, koska kuvien laatu heikkenee ja olisi loogisempaa säilyttää ne tietyssä muodossa, kuten JPEG tai PNG.
Menetelmät muuntamiseen digitaaliseen muotoon
Aloitamme selittämällä perinteiset menetelmät joita on käytetty pitkään kirjoitettujen asiakirjojen muuntamiseen digitaalisiksi tiedostoiksi, kuten Word. Ne ovat työkaluja, joita voit käyttää, vaikka ne vaativatkin enemmän aikaa ja vaivaa kuin uudet tekniikat, jotka on kehitetty tähän samaan tehtävään.
Kirjoita asiakirja uudelleen
Tämä menetelmä on luultavasti helpompi kaikista. se tarkoittaa litteroida kirjallisen asiakirjan sisältö uudessa Wordin muoto digitaalinen, kopioida suoraan kaikki kirjoitettu paperille. Epäilemättä se on a työläs työ mitä se voi olla hyödyllinen lyhyille asiakirjoille jossa tämä transkriptio on helppo tehdä. Työkaluja on mm ään sanelu että he voivat auttaa sinua kirjoittamaan uudelleen asiakirja on paljon nopeampi, vaikka sinun on oltava varovainen sen kanssa transkriptiovirheet.
Optinen merkintunnistus (OCR)
El OCR-ohjelmisto käytetään tunnistaa tekstin skannatuista asiakirjoista ja muuntaa sen tekstiksi digitaalisessa muokattavassa muodossa. Nämä työkalut ovat mukana erilaisia ilmaisia ohjelmia ja sovelluksia ja tulokset ovat yllättävän hyviä, vaikka se riippuu paljon skannauksen laadusta, asiakirjan alkuperäisestä tilasta, luettavuudesta... Voit aina kokeilla jotakin näistä työkaluista aluksi ja myöhemmin muokata mitä puuttuu tai tekstintunnistus ei ole lukenut oikein.
Edistyneet työkalut
Nykyään tekniikan suuri kehitys on merkinnyt a suuri muutos asiakirjojen transkriptiossa ja skannauksessa, tarjoamalla nopeampia, tarkempia ja helpompia ratkaisuja käytettäväksi käyttäjille. Tässä esittelemme joitain tämän hetken työkaluja asiakirjojen muuntamiseen Microsoft Word -tiedostoiksi.
Integroitu OCR-ohjelmisto
monet Nykyaikaisissa skannereissa on sisäänrakennettu OCR-ohjelmisto jolloin muuntaa skannatut paperiasiakirjat digitaalisiin tiedostoihin muokattava teksti. Tämä on epäilemättä suuri etu, koska Ne suorittavat muunnoksen samaan aikaan skannauksen kanssa ja sen tarkkuuden ansiosta tulokset ovat yleensä erittäin luotettavia ja nopeita. Tämä työkalu on tällä hetkellä Parempi vaihtoehto jos haluat suorittaa tämän tehtävän takuulla, vaikka sillä on a korkeammat taloudelliset kustannukset kuin muut vaihtoehdot.
Mobiilisovellukset
Tällä hetkellä löytyy lukuisia sovelluksia saatavilla OCR-ohjelmistolla muuntaa kuvat suoraan tiedostoista ja asiakirjoista Wordiin. Tarvitsemme vain kamera ja lataa mikä tahansa näistä sovelluksista. Suurin osa niistä on ilmaisia, ja lisäksi voit muuntaa asiakirjoja muihin muotoihin, kuten PDF. Tämä vaihtoehto on epäilemättä erittäin pätevä, jos haluamme muuntaa asiakirjan nopeasti, vaikka ilmeisestikin joitain transkriptiovirheitä saattaa havaita.
Online-sovellukset ja -sivustot
Kuten mobiilisovellukset, voimme myös löytää erilaisia verkkopalveluita josta voimme muuntaa skannatut tiedostot Wordiksi. Näillä alustoilla sinun on ladattava jo skannatut tiedostot, ja saat muokattavan tekstidokumentin. Jotkut tunnetut sivustot ovat Google Drive ja OnlineOCR.
Huomioitavaa ennen asiakirjan muuntamista
Jos haluat muuntaa ja skannata asiakirjan Wordiin, se on tärkeää ottaa huomioon useita näkökohtia niin, että tämä tehtävä on paljon helpompi suorittaa ja esiintyvät virheet ovat minimaaliset.
Skannauksen laatu
Ennen asiakirjan muuntamista on tärkeää sinulla on parasta mahdollista laatua oleva skanneri, varsinkin jos ne ovat tärkeitä tiedostoja tai asiakirjoja. Mitä selkeämpi asiakirja, OCR-ohjelmiston merkintunnistus on paljon helpompaa. Jos aiot skannata matkapuhelimellasi, varmista, että sinulla on ihanteellinen valaistus ja kuvanlaatu.
Asiakirjan muoto
Jos asiakirja sisältää vain tekstiä, ohjelmiston on helppo tunnistaa se. Kuitenkin, kun tämä sisältää kaaviot, kuvat ja taulukot voivat olla vaikeita ja usein näemme muunnosvirheitä. On tärkeääsovittaa muoto tiedoston sisältöön.
Virhekorjaukset
Aina Wordiin litteroinnin jälkeen, tarkista huolellisesti skannattu asiakirja siitä lähtien virheitä saattaa ilmetä esimerkiksi jos osa tiedostosta ei näy oikein.