Pivot-taulukot ovat erityisen hyödyllinen työkalu, kun joudumme työskentelemään suuren tietomäärän kanssa ja haluamme segmentoida sen, jotta voimme nähdä sen ja käyttää sitä mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Kohteeseen lisää suodatin pivot-taulukkoon, teemme tästä entistä helpompaa.
Aiemmalla kerralla olemme jo puhuneet kanssasi kuinka luoda pivot-taulukoita Excelissä, mutta tänään jatkamme eteenpäin tässä asiassa, jotta taulukoistasi tulee entistä ammattimaisempia ja sinun on helpompi analysoida niiden sisältämää tietoa.
Miksi pivot-taulukot ovat niin hyödyllisiä?
Excelin käytön oppiminen ja siitä irti kaiken irti ei ole aina helppoa. Tämä johtuu siitä, että tämä toimistotyökalu Siinä on suuri määrä ominaisuuksia, ja on vaikea tuntea niitä ja osata soveltaa niitä kaikkia. Mutta jos on jotain, joka sinun on osattava tehdä, se on luoda dynaaminen taulukko ja sitten käyttää vastaavia suodattimia tietojen segmentoimiseksi.
Jos sinulla on edelleen epäilyksiä näiden taulukoiden hyödyllisyydestä, kiinnitä huomiota:
- Tietojen yhteenveto. Näiden taulukoiden avulla voimme luoda suuria tietomääriä sisältäviä tiedostoja ja tehdä niistä helpommin hallittavissa. Käyttämällä erilaisia suodattimia pääsemme käsiksi tärkeimpiin tietoihin muutamassa sekunnissa.
- Ryhmittely ja segmentointi. Tietojen ymmärtäminen on paljon helpompaa, kun ryhmittelemme ne yhden tai useamman luokan perusteella. Jos esimerkiksi teemme kirjanpitoa yritykselle, on mielenkiintoista ryhmitellä tulo- ja kulutiedot sen vuosineljänneksen perusteella, jolla ne tapahtuivat.
- Mukautetut suodattimet. Voit luoda kaikki haluamasi suodattimet ja segmentoida tietoja niin paljon kuin haluat. Mitä tarkempia suodattimet ovat, sitä helpompaa ja nopeampaa on pääsy tiettyihin tietoihin.
- Tietojen vertailu. Dynaaminen taulukko vertaa erilaisia tietoja keskenään, mikä voi olla erittäin hyödyllistä päätöksiä tehtäessä.
- Trendianalyysi. Jos mennään tietojen vertailua pidemmälle, lukuja analysoimalla voidaan havaita tiettyjä trendejä. Esimerkiksi jos myyt enemmän yksiköitä tietystä tuotteesta.
- Automaattinen päivitys. Taulukko päivitetään automaattisesti, kun sen tiedoissa tapahtuu muutos. Tämä takaa pääsyn reaaliaikaiseen tietoon aina.
- Aikaa säästävä. Pivot-taulukoiden avulla sinun ei tarvitse monimutkaistaa elämääsi luomalla monimutkaisia kaavoja, jotka tiivistävät tiedot. Tämä säästää aikaa ja vähentää mahdollisuutta tehdä virheitä.
- Mukautetut raportit. Kun opit käyttämään pivot-taulukoita ja suodattamaan niiden tietoja, voit luoda mukautettuja raportteja muutamassa minuutissa.
- Interaktiivinen tutkiminen. Vaihtaminen suodattimesta toiseen antaa sinun nähdä erilaisia tietoja taulukossa, joka sisältää paljon tietoa. Leikkimällä kentillä ja suodattimilla voit tehdä syvällisen analyysin eri näkökulmista.
Suodattimen lisääminen pivot-taulukkoon
Nyt kun tiedät, kuinka hyödyllinen tämä työkalu voi olla, on aika analysoida yksityiskohtaisesti, mitä tehdä suodattimen sijoittamiseksi pivot-taulukkoon. Mennään askel askeleelta.
Valmistele tiedot
Ennen kuin aloitamme työskentelyn taulukon kanssa, meidän on varmistettava, että meillä on tiedot hyvin järjestettynä Excel-arkkiin. Tarkista, että jokaisella sarakkeella on otsikko, joka tunnistaa sen selvästi.
Tämä, mikä saattaa tuntua merkityksettömältä, ei todellisuudessa ole, koska hyvä otsikko antaa Excelille mahdollisuuden tunnistaa tiedot hyvin ja käsitellä niitä paremmin.
Valitse tiedot
Tämä vaihe on yhtä yksinkertainen kuin laskentataulukon avaaminen ja Napsauta mitä tahansa solua tietoalueella, jonka aiot sisällyttää dynaamiseen taulukkoon. Helpottaaksesi sitä hieman, voit käyttää ohjattua pivot-taulukon toimintoa napsauttamalla välilehteä "Lisää" ja sitten sisään "Dynaaminen pöytä", ohjattu toiminto opastaa sinua prosessin läpi.
Jos olet edistynyt Excel-käyttäjä, voit tehdä taulukon ilman apua. Määritä käsin data-alue, jota haluat käsitellä.
Kun taulukko on luotu, voit jättää sen samalle arkille tai siirtää sen uudelle.
Levitä suodatin
Tässä vaiheessa olet jo luonut dynaamisen taulukon ja kaikki kentät, jotka sisältävät tiedot, joita haluat käsitellä, ovat hyvin paikoillaan. On aika lisätä suodatin pivot-taulukkoon. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Valitse suodatinkenttä. Vedä kenttä Suodatinalue-osioon luodaksesi suodatinruudun taulukon yläosaan. Se on pudotusvalikko tai luettelo, jossa on kentät, jotka edustavat eri luokkia, joiden mukaan voit segmentoida tiedot.
- Avaa suodatinkotelo. Napsauta pudotusvalikon nuolta sen kentän kohdalla, jota haluat käyttää suodattimena, niin näet uusia vaihtoehtoja, joita voit käyttää kyseiseen kenttään.
- Valitse suodatinvaihtoehdot. Valitse valintaikkunasta ruudut, jotka vastaavat suodattimeen sisällytettäviä vaihtoehtoja. Joissakin tapauksissa saatat nähdä useita valintavaihtoehtoja. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva.
- Aseta suodatin. Kun olet valinnut suodatinvaihtoehdot, sinun on napsautettava "Hyväksy" tai "Käytä", jotta ne tulevat voimaan. Taulukko päivittyy sitten automaattisesti ja Excel näyttää sinulle vain määrittämiäsi hakuehtoja vastaavat tiedot.
- Muokkaa tai poista suodatin. Jos sinun on poistettava luotu suodatin tai vaihdettava se toiseen, avaa suodatinruutu uudelleen, napsauta pudotusvalikon nuolta ja säädä uudelleen mieltymystesi mukaan.
Pivot-taulukoihin käytettävien suodattimien hyvä puoli on, että ne mahdollistavat sen tutkia tietoa ja analysoida sitä tarpeidesi mukaan. Säästät paljon aikaa ilman, että sinun tarvitsee tehdä muutoksia alkuperäisiin tietoihin. Juuri tästä syystä kohtaamme yhden niistä tärkeimmät toiminnot, joita Excel tarjoaa meille.
Kuten olet nähnyt, suodattimen lisääminen pivot-taulukkoon ei ole niin monimutkaista kuin miltä näyttää. Kun olet tehnyt sen muutaman kerran, olet tämän toiminnon todellinen asiantuntija. Voitko kertoa meille kokemuksistasi näistä pöydistä?