Vertaa kahta Excel-taulukkoa Se voi olla monimutkaista, jos nämä kaksi ovat melko samanlaisia. Onneksi meidän ei tarvitse tarkistaa tietoja yksitellen, koska tämä ohjelma antaa meille yksinkertaisia ja nopeita vaihtoehtoja vertailujen tekemiseen.
Lisäksi on olemassa Microsoftin ulkopuolisia työkaluja, jotka voivat myös auttaa meitä vertailussa. Lue ja löydä kuinka vertailla tietoja tehokkaimmalla ja helpolla tavalla.
Miksi meidän pitää vertailla kahta Excel-taulukkoa?
Tämä on suhteellisen yleinen tehtävä esimerkiksi kirjanpidossa tai projektinhallinnassa. Sen avulla pyrimme tunnistamaan eroja, löytämään virheitä ja validoimaan tietoja voidaksemme tehdä myöhemmin tietoisia päätöksiä.
On monia syitä, miksi meidän on ehkä verrattava Excel-taulukoita, mutta kerromme sinulle yleisimmistä:
- Tunnista virheet tai ristiriitaisuudet. Kun vertailemme kahta tietojoukkoa, saatamme löytää virheellisiä merkintöjä, virheellisiä laskelmia tai päällekkäisiä arvoja. Tämä on välttämätöntä, jos haluamme varmistaa tietojen oikeellisuuden.
- Suorita auditointeja. Vertaamalla laskentataulukon nykyistä versiota sen aiempaan versioon voimme nähdä, mitä muutoksia on tehty, ja tarkistaa, onko prosessissa tapahtunut virheitä.
- Vahvista tiedot. Jos vertaamme itse laatimamme lomakkeen tietoja kolmannen osapuolen laatiman lomakkeen tietoihin, voimme tarkistaa hallussamme olevat tiedot ja varmistaa niiden oikeellisuuden ja johdonmukaisuuden.
- Analysoi trendejä. Vertailemalla eri ajanjaksojen tietoja voimme tunnistaa kuvioita ja trendejä, jotka auttavat meitä tekemään päätöksiä.
Käytännön esimerkkejä Excel-taulukoiden vertailusta
- Kirjanpito. Vertaa maksuja tai vahvistaa laskuja, jotka ovat vielä maksamatta.
- Henkilöstöhallinto. Sen avulla voidaan tarkistaa työntekijöiden läsnäolo tai analysoida työntekijöiden vaihtuvuutta.
- Markkinointi. Tällä toiminta-alueella sitä käytetään eri kampanjoiden tulosten vertailuun ja sijoitetun pääoman tuottoanalyysiin.
- Tuotanto. Yksi sen käyttötarkoituksista olisi verrata tuotantosuunnitelmia todelliseen tuotantoon.
Kuinka voimme verrata kahta Excel-taulukkoa?
Microsoft-työkalu tarjoaa meille useita mahdollisuuksia vertailun suorittamiseen:
Rinnakkainen siirtymä
Tämän visuaalisen toiminnon avulla voimme verrata kahta laskentataulukkoa samanaikaisesti ja selata molempia samanaikaisesti. Tämä helpottaa yhtäläisyyksien ja erojen havaitsemista.
Mitä sinun on tehtävä käyttääksesi tätä järjestelmää:
- Avaa kaksi laskentataulukkoa, joita haluat verrata samassa Excel-työkirjassa.
- Siirry "Näytä"-välilehteen ja valitse "Ikkuna"-ryhmästä "Uusi ikkuna".
- Siirry jokaisen kirjan ikkunassa uudelleen kohtaan "Näytä" > "Ikkuna" ja "Näytä vierekkäin".
- Valitse "Synkroninen vieritys" -vaihtoehto.
Kun tämä on tehty, kun siirrät hiiren osoittimella ensimmäisellä arkilla, liike suoritetaan samalla tavalla toisella.
Jaa arvot ja hanki yhtäläiset tiedot
Tämän avulla voimme tunnistaa tiedot, jotka vastaavat molemmissa taulukoissa. Tämän saavuttamiseksi meillä on useita vaihtoehtoja:
käytä kaavoja
"VLOOKUP"-kaava vastaa arvon etsimisestä kunkin taulukon ensimmäisestä sarakkeesta ja arvon palauttamisesta määritetyn sarakkeen samalla rivillä.
Jos sinulla on esimerkiksi nimiä kummankin taulukon sarakkeessa A, voit käyttää VLOOKUP-toimintoa tarkistaaksesi, onko jokin taulukossa 1 olevista nimistä myös taulukossa 2.
sovitustoiminto
Se palauttaa arvon suhteellisen sijainnin taulukossa. Käyttämällä MATCH-komentoa ohjelma löytää rivin, jolla molemmilla arkeilla on arvo.
Vertaa arvoja
Jos tarvitsemme kahden eri arkin arvojen vertailua ja tiedämme, ovatko ne yhtä suuret, suuremmat, pienemmät tai erilaiset kuin vertailuarvo, voimme käyttää seuraavia kaavoja:
= yhtä suuri kuin (A1=B1)
> Suurempi kuin (A1>B1)
= suurempi tai yhtä suuri kuin (A1>=B1)
Muut kuin (A1B1)
Ehdollinen muoto
Sen avulla voimme tietää, mitkä solut sisältävät eri arvoja. Valitse koko taulukko laskentataulukosta ja ota käyttöön "Ehdollinen muotoilu" "Tyylit"-vaihtoehdon "Koti"-välilehdellä.
Valitse sovellettavan säännön tyyppi ja kirjoita kaava Muoto-kohtaan. Voit käyttää tätä: = A1 Sheet1! A1. Valitse sitten väri, jolla erot korostetaan, ja napsauta "Hyväksy".
Vertaa kahta Excel-työkirjaa
Näkemämme vaihtoehdot antavat meille mahdollisuuden verrata kahta samassa työkirjassa olevaa Excel-taulukkoa. Toinen vaihtoehto olisi verrata eri kirjoihin kuuluvia arkkeja.
Sinun on siirryttävä kohtaan "Aloita ja vertaile tiedostoja" ja napsauta "Vertaa" -ruudun vieressä olevaa sinistä kansion kuvaketta. Etsi sieltä ensimmäisen kirjan sijainti. Siirry sitten vihreään kansiokuvakkeeseen kohdan "Vastaanottaja" vieressä ja etsi toisen kirjan sijainti. Paina "Hyväksy".
Valitse vasemmasta paneelista vaihtoehdot, jotka haluat nähdä vertailutuloksissa, tai käske sitä suoraan vertaamaan kaikkea. Järjestelmä tekee työnsä ja korostaa eri elementtejä puolestasi.
Vertaa kahta Excel-taulukkoa ulkoisiin työkaluihin
Jos haluat tehdä vertailun helpommin ja nopeammin, on olemassa ulkoisia työkaluja, jotka ovat erittäin hyödyllisiä tässä tapauksessa.
Synkronointi Excel
Se vertaa tietoja erittäin tarkasti ja antaa sinulle täydellisen raportin, jotta tiedät, mitkä sarakkeet, rivit, solut ja arvot sisältävät erilaisia tietoja. Lisäksi voit konfiguroi työkalu niin, että se on niin tarkka kuin tarvitset.
Sen ainoa haittapuoli on, että se on maksettu. Se tarjoaa sinulle ilmaisen kokeilujakson, mutta jos sinun on verrattava laskentataulukoita säännöllisesti, saatat olla kiinnostunut ostamaan lisenssin.
Ultimate Suite
Tämä alusta sisältää yli 60 Excel-sovellusta ja voit tietysti myös tehdä vertailuja arkkien välillä. Erityisen huomionarvoista on, että se näyttää meille tulokset hyvin visuaalisella tavalla, koska se korostaa solut, joissa on muokattuja tietoja, vihreällä. Rivit, jotka ovat yhdellä taulukolla mutta eivät toisella, on korostettu sinisellä ja toiselle arkille lisätyt näkyvät punaisella.
GroupDocs-vertailu
Se on ilmainen työkalu, joka ei edellytä rekisteröitymistä käyttäjäksi verkkosivuillaan. Sinun tarvitsee vain ladata kaksi Excel-työkirjaa vertailua varten ja antaa sen tehdä työnsä. Jälkeen, voit yhdistää molemmat tiedostot nähdäksesi eron ja ladataksesi tulokset.
Kuten olet nähnyt, on monia vaihtoehtoja vertailla kahta Excel-taulukkoa. Sinun on vain löydettävä se, joka sopii parhaiten tarpeisiisi.