Ehdollinen muotoilu Excelissä on vaihtoehto, joka voi auttaa meitä sulattamaan laskentataulukon tuottamat tiedot paljon ystävällisemmin.. Excel-dokumentit ovat usein täynnä laskelmia ja lukuja, jotka näet tai analysoit itse tai muut, joten olisi hienoa, jos meillä olisi vaihtoehto, jonka avulla voimme nopeuttaa tätä prosessia. Microsoft-työkalulle on ominaista se, että se sisältää kymmeniä toimintoja, jotka mahdollistavat kaiken nopeammasta automatisoimiseen. Siksi tänään näytämme sinulle kaiken, mitä sinun tulee tietää, jotta voit alkaa käyttää ehdollista muotoa työssäsi.
Tällä tavalla voit parantaa Excel-taulukkosi hyödyllisyyttä ja säästää myös paljon aikaa tiedon korostamiseen ja analysointiin.
Mikä on ehdollinen muotoilu Excelissä?
Excel on ohjelma täynnä työkaluja, jotka eivät kata vain laskelmia, vaan myös sitä, mikä viittaa muotoon ja tapaan, jolla tiedot ja tiedot esitetään arkilla.. Jälkimmäinen on olennaista, sillä Excel-työkirjoja ei yleensä säilytetä omaan käyttöön, vaan ne lähetetään yleensä muille tarkastettavaksi ja analysoitavaksi. Jälkimmäistä tehtäessä on yleistä, että tiettyjä lukuja korostetaan havainnoitavista tekijöistä riippuen, mutta tämä avaa myös oven inhimillisille virheille. Saatamme helposti unohtaa tärkeän solun tai korostaa sellaisen, joka ei vastaa etsimäämme.
Tämän ongelman poistamiseksi ehdollinen muoto tulee näkyviin Exceliin, joka nimensä mukaisesti antaa meille mahdollisuuden muotoilla solun tai solualueen tietyn ehdon täyttymisen mukaan.. Jos yrityksesi vähimmäismyyntitavoite on esimerkiksi 500 €, merkitse punaisella solut, joiden luvut eivät saavuta tätä lukua. Tällä tavalla Excel-taulukko puhuu puolestaan tämän avainkentille määrittämäsi muotoilukoodin kautta.
Tälle funktiolle voi antaa useita käyttötapoja, ja kuten aiemmin mainitsimme, se antaa laskentataulukolle paljon paremman hyödyn. Jatkaen myyntiesimerkkiä, jos lasket yhteen päivän jokaisen tapahtuman ja käytät ehdollista muotoa soluun, joka näyttää kokonaissumman, se muuttaa väriä juuri kun saavutat vähimmäistavoitteen. Tämä toimii melko houkuttelevana visuaalisena indikaattorina yksinkertaiselle Excel-asiakirjalle.
Ehdollisen muotoilun elementit
Excelin ehdollinen muotoalue on erittäin laaja ja se kannattaa tuntea, jotta voimme hyödyntää sen sisältämiä vaihtoehtoja, jotka antavat meille mahdollisuuden antaa laskentataulukkoomme elämää. Voimme kuitenkin sanoa, että sen käyttö on todella yksinkertaista ja sen kolme pääkomponenttia tunteminen riittää, jotta siihen tutustutaan täysin. Nämä ovat: ehdot, säännöt ja muodot.
Ehdot
Ehto ei ole muuta kuin tekijä, jota käytämme viitteenä määrittämään, tapahtuuko jotain vai ei.. Esimerkiksi, jos sataa, otan sateenvarjon, mikä tarkoittaa, että sateenvarjon ottamisen ehtona on, että sataa. Sama tapahtuu Excelissä ehdollisen muodon kanssa, ehto määritetään sen perusteella, onko solussa tietty numero, teksti tai päivämäärä, ja jos on, sääntöä sovelletaan.
säännöt
Säännöt määrittelevät, mitä tapahtuu, jos aiemmin ilmoitettu ehto täyttyy.. Jatkaen esimerkkiä sateenvarjosta, sääntönä tässä tapauksessa on ottaa se mukaasi, jos sataa. Tässä mielessä, jos viemme sen Exceliin, sääntö ilmaisee muodon, jota sääntöön sovelletaan, kun ehto täyttyy.
Formaatit
Microsoft Office -ohjelmiston muodot edustavat kaikkea, mikä liittyy työskentelyssämme olevan asiakirjan esteettiseen ja visuaaliseen osaan. Tämä ulottuu fontista sen kokoon, väriin ja taustaväriin ehdollinen muotoilu ei ole muuta kuin työkalu, jonka avulla voit soveltaa tätä kaikkea aiemmin selittämiemme ehtojen ja sääntöjen perusteella.
Kuinka käyttää ehdollista muotoilua Excelissä?
Ehdollisen perusmuotoilun käyttöönottovaiheet
Jos sinulla on jo idea käyttää ehdollista muotoilua Excel-taulukossasi, sinun pitäisi tietää, että sen tekeminen on melko yksinkertaista. Aloittaaksesi meidän on ensin valittava solu tai solualue, jonka haluamme muotoilla ehdon mukaan. Napsauta sitten «Ehdollinen muoto» ja mene sitten kohtaan «Solun säännöt", joka näyttää koko joukon vaihtoehtoja, joita voit käyttää. Ne vaihtelevat suurempien, pienempien tai yhtäläisten arvojen tunnistamisesta teksteihin ja päivämääriin.
Napsauttamalla esimerkiksi «Vanhempia kuin", pieni ponnahdusikkuna, jossa on kaksi kenttää, tulee näkyviin. Ensimmäisessä sinun on syötettävä viiteluku ja toisessa voit valita useista ennalta määritetyistä muodoista tai lisätä mukautetun.
Napsauta lopuksi «hyväksyä» ja siinä kaikki, nyt numerot, jotka ovat suurempia kuin aiemmin ilmoittamaasi, merkitään valitulla muodolla.
Ehdollinen muotoilu kuvakkeilla
On syytä huomata, että ehdollinen muotoilu ei toimi vain muuttamalla solujen ja merkkien täyttöväriä, vaan on myös mahdollista näyttää kuvakkeita klassisten värien sijaan. Tämä on erittäin mielenkiintoista, koska se lisää Excel-taulukon kommunikatiivista ja analyyttistä potentiaalia, mikä helpottaa kunkin elementin tapahtumien tunnistamista.
Jos haluat käyttää tämäntyyppistä ehdollista muotoilua, aloitamme valitsemalla muotoiltavan solun tai solumuodon. Napsauta sitten «Ehdollinen muoto«, siirry sääntöosioon ja valitse, mitä haluat asettaa ehdon täytettäväksi.
Napsauta sitten uudelleen "Ehdollinen muoto» mutta tällä kertaa mene kohtaan «kuvakesarja» ja valitse sitten haluamasi.
Näet välittömästi, kuinka ne näkyvät kunkin solun vasemmassa päässä niiden tunnistavan värin kanssa.
Ehdollinen muotoilu tietopalkin avulla
Samalla tavalla kuin käytämme kuvakkeita tai värejä soluille, voimme myös työskennellä tietopalkkien kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos luomme lukuja, joita on verrattava muihin. Tietopalkit antavat meille paljon selkeämmän visuaalisen lähestymistavan tähän vertailuun, mikä tekee tiedoista helpommin saatavilla.
Jos haluat työskennellä tietopalkkien kanssa Excelin ehdollisessa muotoilussa, sinun on noudatettava samoja vaiheita, joista keskustelimme edellä. Eli valitse solu tai solualue, napsauta «Ehdollinen muoto» ja valitse Säännöt-valikosta sääntö, jota haluat soveltaa. Toista sitten prosessi siirtymällä kohtaan "Ehdollinen muoto» ja kirjoita sitten «tietopalkit» valitaksesi lisättävän palkin tyypin. Kun napsautat sitä, ne on jo lisätty laskentataulukkoosi.
Kuten näemme, ehdollinen muotoilu on todellinen ihme, joka parantaa laskentataulukkoasi, Excelin käyttöä ja tietojen korostamista ja analysointia. Se on todella helppokäyttöinen vaihtoehto, joten sitä kannattaa kokeilla missä tahansa Excel-työkirjoissasi.