Olen varma, että se tapahtuu sinullekin: joka kerta, kun käynnistät tietokoneesi, teet täsmälleen saman asian. Avaat sähköpostisi, käynnistät selaimesi, tarkistat saman kansion ja siirrät samat tiedostot. Nämä lähes mekaaniset toiminnot , vaikka ne eivät ehkä tunnu suurilta sillä hetkellä, varastavat lopulta valtavasti aikaa ja henkistä energiaa koko viikon ajan.
Hyvä uutinen on, että Windows kätkee sisäänsä valtavan määrän työkaluja, joiden avulla tietokoneesi voi tehdä työn puolestasi. Sinun ei tarvitse olla ohjelmointiasiantuntija tai hakkeri määrittääksesi automatisoituja rutiineja , jotka hoitavat tylsimmätkin tehtävät. Yksinkertaisista aikaperusteisista käynnistimistä monimutkaisiin tekoälyn hyödyntämiin työnkulkuihin, vaihtoehtoja on jokaiselle taitotasolle.
Automatisoitavien asioiden valitsemisen taito
Ennen kuin kiirehdit ohjelmistojen asentamista, on tärkeää pysähtyä ja pohtia. Yleisin virhe on yrittää automatisoida tehtävä, joka häiritsee meitä eniten, mutta se on yleensä se, joka vaatii eniten inhimillistä harkintaa ja siksi vaikein delegoida koneelle. Ajan tuhlaamisen välttämiseksi on tärkeää arvioida ehdokkaita toistojen määrän ja sääntöjen selkeyden perusteella.
Tehtävä soveltuu automatisoitavaksi, jos uusi työntekijä pystyy suorittamaan sen yksinkertaisesti lukemalla ohjeistuksen kysymättä. Jos vastaus on "se riippuu tilanteesta", tehtävä ei ole vielä valmis. Lisäksi on otettava huomioon kehityskustannukset suhteessa säästöihin : ei ole järkevää käyttää viikkoa kuukausittaisen raportin ohjelmointiin, jonka tekeminen vie vain kaksikymmentä minuuttia kuukaudessa.
Windowsin tehtävien ajoituksen hallinta
Niille, jotka etsivät suoraviivaista ratkaisua, joka ei vaadi asennusta, Tehtävien ajoitus on vanhanaikainen ja luotettava vaihtoehto. Vaikka sen käyttöliittymä saattaa muistuttaa Windows XP:tä, se on erittäin tehokas ja mahdollistaa edistyneen tehtävien ajoituksen järjestelmän ylläpidon automatisoimiseksi . Voit käyttää sitä kirjoittamalla sen nimen Käynnistä-valikon hakupalkkiin tai käyttämällä komentoa taskschd.msc Suorita-valintaikkunassa (Windows + R).
- Perustiedot: Yksinkertaisen ohjatun toiminnon avulla voit määrittää nimen, laukaisevan toiminnon (kuten kirjautumisen tai kiinteän ajan) ja toiminnon, joka on yleensä käynnistää tietyn ohjelman tai käsikirjoitus.
- Edistyneet tehtävät: Nämä mahdollistavat täyden hallinnan. Voit määrittää rutiinin aktivoitumaan vain, jos tietokone on kytketty pistorasiaan, jos se on ollut käyttämättömänä muutaman minuutin ajan tai jos jokin tapahtuma on tapahtunut. tietty tapahtuma järjestelmässä.
Voit poistaa rutiinin, jota et enää tarvitse, etsimällä sen tehtäväkirjastosta, napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla poista. Vahvista toiminto valintaikkunassa.
Power Automate: kehitys kohti työnkulkua
Jos ohjelmoija ei onnistu, Microsoft on integroinut Power Automaten , vähän koodia vaativan alustan , jonka avulla voit luoda "työnkulkuja". Tämä menee pelkän ohjelman avaamisen pidemmälle; se sisältää tietojen siirtämistä sovellusten välillä, hintojen hakemista verkkosivustoilta tai lomakkeiden automaattista täyttämistä.
Tämän työkalun tehokkain ominaisuus on sen toimintojen tallennus , joka tallentaa hiiren napsautukset ja näppäinpainallukset ja muuntaa ne loogisiksi vaiheiksi. Päästäksesi alkuun ilman, että tunnet oloasi ylikuormitetuksi, on parasta tutustua esimerkkiosioon, muokata olemassa olevaa työnkulkua ja katsoa, ​​miten alitehtävät on jäsennelty, ennen kuin yrität rakentaa uuden tyhjästä.
Dokumenttien automatisointi ja loikka tekoälyyn
Toimistoissa on tuottavuuden musta aukko: dokumentit. Tiedon siirtäminen PDF-tiedostosta Exceliin on aikaa vievä tehtävä, jonka perinteinen automaatio jätti huomiotta. Aiemmin tämä tehtiin koordinaattien avulla (jos data siirtyi edes senttimetrin, botti epäonnistui), mutta nyt tekoälyn avulla tekstin merkitys luetaan.
Työkalut, kuten Parseur, mahdollistavat asiakirjojen vastaanottamisen sähköpostitse ja tekoälyn tunnistaa kentät, kuten laskun numeron tai päivämäärän, toimittajan suunnittelusta riippumatta. Tämä muuntaa dokumentaation jäsennellyksi dataksi , jota voidaan sitten käsitellä Zapierilla tai Makella tai jopa käyttää oikeudellisten sopimusten luomisen ja tarkistamisen automatisointiin Microsoft Copilotin avulla , mikä eliminoi manuaalisen tietojen syöttämisen.
Ulkoiset vaihtoehdot ja makrotaloustieteen maailma
Kun tarvitset jotain hyvin erityistä, kuten tarkan klikkaussarjan toistamisen verkkosivustolla, jolla ei ole API:a, makroiden tallentimet tulevat avuksi. Ohjelmat, kuten TinyTask tai Puloverin Macro Creator, sopivat ihanteellisesti toiminnon tallentamiseen kerran ja sen toistamiseen satoja kertoja yhdellä painikkeella.
Toisaalta on olemassa ammattimaisempia ratkaisuja, kuten JitBit Macro Recorder, jonka avulla voit lisätä aikaviiveitä ja edistyneitä järjestelmäkomentoja. Jopa ohjelmistot, kuten Excel tai Photoshop, sisältävät omia makrojaan ja toimintojaan , jotka ovat pohjimmiltaan sisäisiä rutiineja muokkaus- tai laskentaprosessien toistamisen välttämiseksi.
Jotta tällainen projekti onnistuisi, ihanteellinen lähestymistapa on aloittaa maanantaina valitsemalla yksi työnkulku, laskemalla todellinen säästynyt aika ja suorittamalla automaatiota rinnakkain manuaalisen prosessin kanssa muutaman viikon ajan. Kun on varmistettu, ettei kriittisiä virheitä ole , manuaalinen tehtävä voidaan poistaa pysyvästi, mikä vapauttaa henkistä tilaa tehtäville, jotka todella vaativat luovuuttamme.
