Kuinka indeksoida Google Docsissa?

Kannettava tietokone muistikirjan ja kahvikupin vieressä.

Hakemiston luominen Google Docsissa on erittäin tarpeellista, kun luomme pitkiä asiakirjoja. Koska näin autamme lukijaa löytämään häntä kiinnostavan tiedon nopeammin ja helpommin.

Selitämme sinulle vaihe vaiheelta, kuinka voit luoda hakemiston Google Drive -tekstieditorissa.

Indeksin tärkeys

Nainen työskentelee hänen tietokoneensa kanssa.

Indeksi on a järjestetty luettelo asiakirjan sisältämistä luvuista, osioista ja/tai alakohdista. Se kertoo meille, mihin tiettyyn asiakirjan osaan meidän on mentävä nähdäksemme tiedot, joita haluamme lukea.

Vaikka se saattaa tuntua yksinkertaiselta ja merkityksettömältä, totuus on, että se ei ole sitä. Sen tärkeys näkyy avaintekijöissä, kuten seuraavissa:

Helpottaa tiedonhakua

Se on jotain asiakirjan karttaa, ja sen perustehtävä on antaa lukijoille mahdollisuus löytää nopeasti aiheita tai käsitteitä jotka kiinnostavat heitä.

Sen sijaan, että lukija joutuisi selaamaan koko asiakirjaa, hän voi siirtyä suoraan hänelle tärkeimmille sivuille.

Säästä aikaa ja vaivaa

Tämä kartta kertoo lukijalle suoraan, minne hänen täytyy mennä, mihin säästää aikaa ja vaivaa lukemiseen, joka ei ole hänelle välttämätöntä.

Parantaa asiakirjan ymmärtämistä

Jopa niissä tapauksissa, joissa on tarpeen lukea koko asiakirja, hakemisto toimii saada käsitys rakenteesta ja sisällöstä, mikä parantaa ymmärrystä.

Helppo navigointi

Digitaalisten asiakirjojen tapauksessa hakemistoosiot voivat sisältää hyperlinkkejä jotka johtavat suoraan kiinnostavaan osioon. Näin lukijan ei tarvitse selata koko tekstiä manuaalisesti.

Lisää asiakirjan hyödyllisyyttä

Hakemiston sisältävä teksti on lukijoille paljon helpommin saatavilla ja hyödyllisempi, koska helpottaa etsimistä ja ymmärtämistä tiedoista.

Ammattitaito ja uskottavuus

Hakemiston sisällyttäminen asiakirjaan osoittaa omistautumista työhön ja kiinnostusta esittelyyn, lisäten samalla tekstin uskottavuutta ja helpottavat asiakirjan käyttöä.

Kuinka tehdä hakemisto Google Docsissa

Tekstinluontityökalu Google Drive Sillä on monia käyttäjiä maailmanlaajuisesti, koska se on ilmainen, helppokäyttöinen ja lisäksi se on aina käytettävissä millä tahansa Internet-yhteydellä varustetulla laitteella.

Jos käytät tätä tekstieditoria, kiinnitä huomiota siihen, kuinka voit lisätä hakemiston asiakirjoihin nopeasti ja helposti.

Muotoile teksti

Aluksi älä välitä indeksistä, koska jätämme sen loppuun. Luo asiakirjasi sopivalla rakenteella ja muotoile sitten teksti.

Tämä tarkoittaa Tunnista otsikko, alaotsikko (jos sellainen on) ja eri otsikot tärkeysjärjestyksessä.

Jos sinun ei tarvitse käyttää ennalta määritettyä muotoa, yleisin on käyttää tätä muotoa:

  • H1 Otsikko
  • H2 Otsikko tai osio
  • H3 Alajakso

Esimerkiksi tämän lukemasi tekstin kirjoittamiseen käyttäisimme tätä muotoa:

  • H1 Sisällysluettelon tekeminen Google Docsissa
  • H2 Indeksin merkitys
  • H3 Helpottaa tiedonhakua
  • Ja niin jatketaan loppuun asti.

Tekstin muotoilu on tärkeää, koska se tekee sisällysluettelon luomisesta paljon helpompaa.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse odottaa, kunnes teksti on valmis lisätäksesi hakemiston. Voit luoda sen alusta alkaen, ja kun kirjoitat ja muotoilet tekstiä, hakemisto muotoutuu.

Lisää indeksi

Google Docsissa luotu hakemisto.

Kun teksti on valmis, laitamme sen kohdistin asiakirjan alkuun (otsikkorivin yläpuolella) ja sitten siirrymme ylimmille välilehdille valitsemaan "Lisää". Heti kaikkien käytettävissä olevien vaihtoehtojen lopussa näemme yhden "Indeksi".

Hakemisto luodaan automaattisesti, ja parasta on, että se sisältää hyperlinkin, joka vie sinut suoraan kuhunkin osioon, kun napsautat otsikkoa.

Poista ja muokkaa hakemistoa

Google-dokumenttien hakemisto, joka näyttää poisto- ja muokkausvaihtoehdot.

Kun olemme luoneet indeksin, voimme myös tehdä siihen muutoksia nopeasti ja helposti.

Näet, että hakemisto näkyy sisällä a kelluva laatikko. Jos napsautat hiirellä mitä tahansa tyhjää kohtaa kyseisessä ruudussa, näet vain vasemmalla puolella a kuvake kolmella pisteellä, joka avaa muokkausvaihtoehdot.

Voit poistaa sen suoraan napsauttamalla "Poista". Mutta jos haluat muuttaa sen ulkonäköä, napsauta "Lisää vaihtoehtoja" ja uusi ponnahdusikkuna avautuu mukautusvaihtoehdoilla. Täällä voit valitse sisennys joidenkin otsikoiden ja muiden välillä.

Voitko tehdä sisällysluettelon Google-dokumentteihin Androidilla tai iOS:llä?

Jos käytät Google Docsin mobiiliversiota, on tärkeää pitää mielessä Et voi lisätä indeksejä Androidissa, mutta voit lisätä iOS:ssä. Tämä on varsin omituista, koska sekä Docs että Android ovat Googlen omistamia.

Voit luoda sisällysluettelon Google Docs -asiakirjaan iOS:ssä seuraavasti:

  • Napsauta painiketta, jossa on A-kirjain ja sen alla vaakaviiva, jonka näet näytön yläreunassa. Näin muotoilet tekstiä.
  • Napsauta yläreunassa olevaa "+" -painiketta ja valitse "Indeksi" -vaihtoehto.
  • Kun olet luonut indeksin, voit myös muokata ja poistaa sitä yhtä helposti kuin työpöytäversiossa.

Olet jo nähnyt, että hakemiston luominen Google Docsissa on erittäin helppoa ja nopeaa. Suuri etu, jonka tämä järjestelmä tarjoaa meille, on se, että ainoa asia, josta meidän on huolehdittava, on antaa tekstille oikea muoto, koska myöhemmin Työkalu vastaa luettelon luomisesta osioiden ja alaosien kanssa. jonka olemme luoneet. Lisäetuna, jos jaat asiakirjan verkossa lukijoiden kanssa, hakemisto sisältää hyperlinkkejä jokaiseen osioon, mikä nopeuttaa lukemista ja säästää aikaa näiden linkkien luomiseen itse. Epäilemättä se on erittäin hyödyllinen työkalu, jota sinun tulee ehdottomasti kokeilla.


Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

*

  1. Vastuussa tiedoista: Miguel Ángel Gatón
  2. Tietojen tarkoitus: Roskapostin hallinta, kommenttien hallinta.
  3. Laillistaminen: Suostumuksesi
  4. Tietojen välittäminen: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin lain nojalla.
  5. Tietojen varastointi: Occentus Networks (EU) isännöi tietokantaa
  6. Oikeudet: Voit milloin tahansa rajoittaa, palauttaa ja poistaa tietojasi.