Las Excelin pivot-taulukot ovat edistyksellinen työkalu, joka esittää kattavan yhteenvedon tilastotiedoista. Ne voivat olla meille suureksi avuksi laskettaessa, tiivistäessä ja analysoidessamme tietoja, pystymme tekemään vertailuja sekä havaitsemaan trendejä ja malleja.
Niitä kutsutaan "pivot-taulukoiksi", koska niillä ei ole kiinteää rakennetta. Ne voidaan järjestää eri tavoin, kulloistenkin tarpeidemme mukaan löytääksemme etsimämme tiedon. Mutta ennen sitä aiomme selittää tämän käsitteen alkuperän ja merkityksen laskentataulukoissa kunnostautua.
Mikä on pivot-taulukko?
Ymmärtääksemme täysin pivot-taulukoiden käsitteen meidän on kuviteltava ne eräänlaisina joustavat raportit, joita voimme muokata. Esimerkiksi rivien ja sarakkeiden vierittäminen näytöllä, suoritettavan laskutoimituksen tyypin valinta jne. Lisäksi pystymme tekemään kaiken tämän ilman, että tarvitsemme käyttää minkäänlaisia kaavoja.
Nämä ominaisuudet tekevät pivot-taulukoista yhden parhaista perustietojen analysointityökaluista, joita meillä voi olla Excelissä. Menetelmä varten löytää nopeita vastauksia minkä tahansa tyyppisiin kysymyksiin, joita voimme kysyä itseltämme mistä tahansa tietosarjasta.
Microsoft Officen historiassa Excelin pivot-taulukot esiteltiin ensimmäisen kerran vuonna 1995 taulukkolaskentaohjelman viidennessä versiossa. On sanottava, että ennakkotapaus oli jo olemassa: ohjelmisto nimeltä paran jonka Lotus oli kehittänyt vuonna 1991, josta Excelin kehittäjät epäilemättä inspiroituivat.
Seuraavat Excelin versiot toivat uusia parannuksia dynaamisiin taulukoihin ja jopa Excel 2000 -versiossa sitä täydennettiin toiminnolla dynaaminen grafiikka. Siitä lähtien tähän päivään asti tämän idean menestys näyttää kiistattomalta: upea työkalu suurten tietomäärien yhteenvetoon ja analysointiin.
Kuinka luoda pivot-taulukoita Excelissä
Pivot-taulukoiden luominen Excelissä on suhteellisen yksinkertainen tehtävä. Edellisenä vaiheena meidän on otettava normaali taulukko, joka on järjestetty riveihin ja sarakkeisiin. Sitten meidän on noudatettava näitä vaiheita:
- Ensin meidän on napsautettava mitä tahansa lähdetietosolua.
- Sitten siirrymme välilehteen "Lisää".
- Sitten mennään ryhmään "laudat" ja siinä napsautamme painiketta "Dynaaminen pöytä".
- Seuraavaksi näkyviin tulee Luo pivottaulukko -valintaikkuna, jossa hyväksymme oletusarvot.
Tämän jälkeen luodaan automaattisesti yksinkertainen mutta tyhjä pivot-taulukko (katso yllä oleva kuva). Seuraava tehtävä on määrittää asetukset.
Siirrymme nyt Excel-ikkunan oikealle puolelle. Sieltä löydämme paneelin "Pivot Table Fields", joka sisältää luettelon kaikista kentistä, jotka voimme valita raporttiin. Sinun on vedettävä sinua kiinnostavat alueet johonkin paneelin alareunassa olevista neljästä alueesta.
Kun kentät on lisätty, käytettyjen laskelmien tulokset näkyvät taulukkomme soluissa ilman, että funktioita tarvitsee lisätä. Riippuen kentistä, joita lisäämme tai poistamme, solujen lopputulos on erilainen (joka kerta kun haluamme nähdä muutokset, meidän on napsautettava painiketta "Päivitä kaikki").
Se on Excelin pivot-taulukoiden todellinen "taika": sen monipuolisuus ja helppo käsittely.
Pivot-taulukot muista lähteistä
Edellisessä esimerkissä olemme selittäneet pivot-taulukon luomisen jo olemassa olevasta tietosarjasta, mutta se voidaan myös tehdä ottaa tietoja muilta sivustoilta. Tätä varten meidän on siirryttävä edellisen luettelon vaiheeseen 2 (se, jossa on "Lisää"-painike) ja valita Excelin meille tarjoamista vaihtoehdoista:
- Hanki ulkoisesta tietolähteestä, joka voi olla mikä tahansa muu tiedosto tietokoneellamme.
- Hae tietomallista. Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun haluat luoda pivot-taulukon useista taulukoista tai kun käsittelet erittäin suuria tietojoukkoja.
- Hanki Power BI:stä, käytettävissä vain, jos tiimillämme on mahdollisuus muodostaa yhteys pilvessä oleviin tietokantoihin.
Lopuksi meidän on mainittava vaihtoehdon olemassaolo "Luo suositeltuja pivot-taulukoita", joka voi tietyissä olosuhteissa olla erittäin hyödyllinen Excelin käyttäjille. Tämän vaihtoehdon käyttämiseksi meidän on siirryttävä osion "Pivot-taulukoiden luominen Excelissä" vaiheeseen kolme. Valitse "Taulukot"-ryhmästä "Suositellut pivot-taulukot".
Tässä vaiheessa itse ohjelma näyttää meille valintaikkunan, jossa on erilaisia vaihtoehtoja alkuperäisen taulukon tietojen perusteella. On meidän tehtävämme valita pöytä tai pöydät, jotka sopivat meille parhaiten tavoitteeseemme. Se ei ole laajalti käytetty vaihtoehto, mutta se voi olla tietyissä tapauksissa erittäin käytännöllinen.